El outsourcing es una forma de transformar un proceso o una función interna en un servicio proactivo, con unos niveles de cumplimiento predefinidos. Uno de los grandes beneficios del outsourcing su proactividad se materializa en la mejora continua del citado servicio, ya que el cliente y el proveedor trabajan día a día para adaptarse a las nuevas exigencias del mercado.

¿Por qué las empresas usan el outsourcing?

Es posible identificar razones documentadas y más tangibles que han motivado el uso del outsourcing dentro de las organizaciones, The Outsourcing Institute ha identificado y publicado algunas de las principales razones que motivan a las empresas a externalizar, mostradas en la Figura 1 y descritas a continuación:

Contratar un servicio a un tercero es una decisión muy importante. Primero uno se pregunta qué es el outsourcing y luego se le abren las puertas a sus ventajas, por eso te contamos cuáles son los 7 beneficios del outsourcing. Y como uno debe conocer todos los aspectos de los servicios que le interesan, también te mostramos las 7 desventajas del mismo.

7 Beneficios del outsourcing

Reducir y controlar costos de operación

Las empresas que intentan hacer todo por sí mismas, incurren en gastos de investigación, desarrollo, comercialización, implementación e infraestructura mucho más elevados; todos estos gastos son finalmente transmitidos al cliente. Entregarle labores a un tercero externo, puede ser el resultado de de un análisis basado en la especialidad del otro, reduciendo los costos de operación y aumentando la competitividad en el medio.

Mejorar el enfoque de la compañía

Entregarle labores a otra empresa, permite dedicar mayor parte de los recursos humanos y económicos a las principales funciones que desempeña la organización. De esta forma es posible liberar la empresa de dedicarle energía en áreas donde podría no tener un buen desempeño.

Acceso a mercados de talla mundial

Desde hace varios años se introdujo el término de la globalización en el mundo, acompañado por la liberación de los mercados entre países. Esto ha facilitado la venta o compra de tecnologías, productos o servicios desde o hacia cualquier país del mundo. Este proceso abre mucho las posibilidades dado que no es necesario limitarse a buscar alianzas estratégicas en el mercado nacional.

Liberación de recursos para otros propósitos

Cada organización cuenta con límites en los recursos que dispone. El outsourcing le permite a una empresa redirigir sus recursos a las actividades que le sirven principalmente a sus clientes.

Los recursos no se encuentran disponibles

Muchas organizaciones se ven en la obligación de tercerizar sus procesos porque no disponen de los recursos necesarios dentro de la empresa. El outsourcing se presenta en esta situación como la manera más viable para la exploración en otras actividades.

Acelerar los procesos

En ocasiones se presentan necesidades de aumentar la productividad rápidamente. Sin embargo, no es tan fácil adecuarse a este medio con recursos propios, dado el gran esfuerzo a realizar y el corto tiempo con que se puede contar. El outsourcing permite aumentar esta eficiencia de productividad por pequeños lapsos de tiempo, sin necesidad de incrementar desmedidamente el tamaño del personal en planta, evitando en el corto plazo un alto despido de personal, en caso de que el aumento de producción sea temporal.

Reducción de riesgos

Siempre que una organización decide invertir en cualquier campo, hay un riesgo asociado a esta inversión; bien sea por la dinámica de los mercados, de leyes gubernamentales, del estado de las tecnologías, conocimientos, etc. Mantenerse actualizado en todas ellas requiere de alto nivel de inversión, por lo que aparece un gran riesgo asumido por la organización. El outsourcing ayuda a numerosas compañías a no abandonar sus ambiciones de crecimiento, dado que en ocasiones los riesgos asumidos pueden llegar a ser muy elevados, poniendo en peligro el orden del negocio. De esta manera es posible participar de grandes proyectos aliándose con otras empresas y compartir el riesgo entre ellas.

7 Desventajas del outsourcing

Si bien se acaban de describir las ventajas competitivas a nivel organizacional del outsourcing, también es necesario conocer los impactos negativos que esto puede traerle a su negocio.

Pérdida del control administrativo

En el momento que una empresa decide entregar funciones a otra empresa externa, se cede casi la totalidad de la administración, control y gestión de estas funciones al otro; por lo que es necesario saber cuáles son los métodos de gestión utilizados por la empresa externa para conocer por lo menos, de qué manera estas labores serán realizadas.

Aparición de costos ocultos

Cuando una empresa adquiere compromisos constituidos en contratos con un oferente, y estos compromisos son subcontratados con otra empresa externa, es posible que aparezcan trabajos adicionales al contrato obtenido inicialmente, por lo que cualquier cosa no incluida en el contrato con la empresa externa, será traducido en costos adicionales a los pactados inicialmente.

Pérdida de seguridad y confidencialidad

La información y el conocimiento manipulado es lo que mantiene en funcionamiento a cualquier organización; toda empresa cuenta con información confidencial para su operación, por lo que cualquier información transmitida a una empresa externa, podrá vulnerar la seguridad del conocimiento adquirido. Ésta es una de las desventajas más importantes a tener en cuenta, dado que dependiendo del tipo de información suministrada, es posible que la empresa subcontratada logre desarrollar competencias que en el futuro pondrán en peligro la armonía empresarial del negocio.

Problemas con la calidad

Cuando se contratan funciones con una empresa externa, los resultados obtenidos dependerán totalmente de esta empresa, por lo que es necesario seleccionar adecuadamente el contratista. En caso de obtener resultados incorrectos, ambas empresas se verán seriamente afectadas.

Dependencia del bienestar financiero del tercero

En el momento que una organización entrega una parte de las labores de su negocio a otra empresa, estará atado al bienestar financiero de esta compañía. Sería inevitable que alcancen secuelas ante la quiebra de la empresa subcontratada. Cuando se le permite a otra empresa participar de un gran número de labores, inevitablemente se crea una alta dependencia hacia esta compañía. Peor aún, es posible que esta empresa amenace su estabilidad y entre a ser un potencial competidor de su empresa en el futuro, por lo que es recomendable subcontratar pocas tareas o subcontratar varias tareas pero diversificando las compañías a subcontratar.

Mala publicidad y reputación

La palabra outsourcing puede traer a la mente opiniones distintas para diferentes personas. Si alguien forma parte de una comunidad donde sus integrantes son empleados por una empresa que opera bajo el modelo de outsourcing, el término es bien acogido. Si en cambio, los integrantes de esta comunidad pierden sus trabajos porque la empresa donde trabajan decide subcontratar gran parte de sus funciones el término será mal acogido.

Limitación de la capitalización intelectual

La mejor manera de mejorar los conocimientos adquiridos y de generar nuevos conocimientos, es estar en contacto directo con las labores diarias de la organización. Cuando se cede a una empresa externa funciones importantes del negocio, se pierde la capacidad de innovación y se adquiere capacidades administrativas sobre otras empresas, por lo que se le estaría dando la oportunidad a otra empresa de superar sus conocimientos y de mejorar la forma de hacer las cosas. Si una empresa deja de gestionar una actividad durante muchos años, corre el riesgo de perder la experiencia de esa actividad.

¿Los beneficios del outsourcing le ganan a sus desventajas?

La clave del éxito en operaciones de contratación externa es la planificación y conocer en profundidad los beneficios del outsourcing, así como sus desventajas. Además conocer al servicio en profundidad, saber cuántos tipos de outsourcing hay, cómo es su contrato, etc.

Si se definen los resultados que se buscan, se establece un consenso acerca de las metas y se emplea el outsourcing como una forma de mejorar la empresa, no de simplemente de disminuir los costos y las responsabilidades, la contratación estratégica externa puede ser una valiosa herramienta para construir el futuro de una organización.